近年ではインターネットの環境の普及によってメールでの添付によるやりとりが増えてきています。とはいえ、印刷したものを直接やりとりをするといった点でファックスの利用にもいろいろな利点があります。
特に、行政書士、個人商店、SOHOなどをされている方で、送受信頻度は頻度は少ないけれど、商売に欠かせないツールという方も多いのではないでしょうか？
家庭用と業務用での違い
ファックスは基本としては電話で情報を送り、その情報を印刷するといったものですが、大きく分類すると家庭用ファックスと、業務用ファックスに分類することができます。その違いとしては、やはり規模の違いによるものが大きくなります。そのため、ファックスの利用頻度によっては、家庭用のものを業務用として使っている企業もありますし、またその逆も可能となります。
その大きな違いとしては、まず一番に気になるところとして価格があります。家庭用のものであれば安いものであれば、1万円を切ったくらいのものもありますし、高いものでも数万円程度となります。ですが、業務用となると、数万円～数十万円といったものになってきます。ただし、高価格のものでは、単純にファックスとしての機能だけでなく、複合機としてさまざまな機能を備えたものとなっています。
家庭用のファックス
家庭で利用するファックスは、特に毎日必要と言うわけでもありませんし、印刷するページ数も少なく、家庭によっても異なりますが、数ページ程度となります。月に換算してもそれほど多いページ数を印刷するというわけでもありません。そのため、簡易なものが多くなっています。
印刷するページ数もそれほどないので、印刷速度もそれほど速い必要もありませんし、使用する用紙も一般的には感熱タイプのロール紙となります。もちろん、A4などの定型紙に印刷するものがありますが、感熱紙でない場合は、インクが必要になり、インク交換も必要になります。使用頻度を考えると、ランニングコストよりも利便性を考えた機種が多くなっているのです。
また、家庭用電話と併用することも多いので、ファックスとしての利用よりも電話として利用する頻度のほうが高いかもしれません。ですが、近年は携帯電話を利用する人が多く、家庭用の電話機兼ファックスの場合、ファックスとしての利用のほうが多いのかもしれませんね。
業務用のファックス
業務用のファックスの場合、仕事で使用する関係から、使用する用紙もさまざまなので、大きなものではA3サイズの用紙を使用する場合も少なくありません。もちろん、拡大や縮小の機能もあるので、A3サイズであってもA4サイズで出力できるので、特に大きい用紙がセットできる必要はないのですが、実寸が確認したい場合には、大きな用紙がセットできる必要があるのです。
最近はさまざまな書類を電子化しているところも多く、ファックスよりも電子メールでの添付で送るといったようなケースも増えてきています。ですが、やはり、ファックスを利用しているところも多く、電子メールとファックスをうまく使い分けでいるといったところも少なくありません。
ただし、業務用の場合、ファックスのみの機能だけでなく、コピー機やコンピューターに接続して印刷を行うプリンターとしての機能をもった複合機を利用するケースのほうが多いでしょう。機能が多い分、価格は高くなりますが、1台にまとまるため、省スペース化といった点でもメリットが生まれます。
また、家庭用と比べると、利用頻度も高く、印刷するページ数も多くなるため、高速で印刷できる必要があります。また、ランニングコストといった点も重要になってくると言えます。その結果として、多くの企業がペーパーレス化といったような方向性になっています。そのためファックスも送られてきたものをそのまま印刷するのではなく、画面で確認し、必要なものだけを印刷できるようになっています。
もちろん、以前のファックスとは異なり、送られてきたデータはそのまま印刷されるのではなく、内部に保存されるようになっており、必要な時に印刷や削除が可能となっています。これは家庭用のものでも同じですね。
複合機のさまざまな機能
一般に多くの企業ではファックスは単体のものではなく、複合機を使用しています。これはファックスの機能に加え、コピー機や印刷装置、またスキャナーといったさまざまな機能を持った機械となります。近年はそれぞれの機器を別々に設置するよりはこの複合機1台であらゆる処理を行っています。
有線や無線で社内のネットワークに接続し、ネットワーク内のコンピューターからさまざまな操作が可能になります。一般的な利用としては、やはり印刷装置といった利用法が多いでしょう。一般的なプリンターとして利用できるということです。
コピー機としての機能も、単にコピーをするだけではなくさまざまな機能があります。縮小、拡大はもちろんですが、製本をする機能を持ったものもあります。業務における手間を削減することでコスト削減につながっているのです。
また、ファックスも単に読み取った情報をそのまま送信するだけでなく、読み取った原稿をそのまま電子メールの添付ファイルとして送信できるものもあります。通常であれば、読み取った原稿をパソコン等を介してメールに添付して送信するといった処理が必要になるのですが、こういった機能を持った機種であれば、単体でそのまま送信できるようになっています。
もちろん、必要のない機能もありますから、複合機を選ぶ際はどういった機能があり、必要かどうかということを考える必要があります。これらの機能は家庭でも有効ですが、価格面を考えるとさすがに自宅で利用。というのは難しいかもしれませんね。
編集後記
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